Upravljanje osjetljivim podacima građana, poput medicinskih kartona, evidencija o socijalnim davanjima ili policijskih dosijea, jedno je od pitanja koje direktno utiče na povjerenje javnosti u rad institucija i način na koji se čuvaju lični podaci. Kada takve poslove preuzimaju privatne firme kroz javne nabavke institucija Republike Srpske, postavlja se pitanje transparentnosti tih ugovora, troškova koje snose građani i načina na koji se biraju izvođači.
U središtu pažnje našla se firma „Smart Archive Solutions“, povezana sa Nikolom Karanom, sinom političara Siniše Karana, koja je u relativno kratkom periodu dobila niz ugovora za upravljanje i digitalizaciju arhivske dokumentacije javnih institucija u Republici Srpskoj. Riječ je o poslovima koji uključuju obradu dokumentacije sa podacima o zdravstvenom osiguranju, imovinskim evidencijama, socijalnom statusu građana, radnim sporovima, penzijama i drugim budžetskim davanjima.
Rast vrijednosti ugovora
Prema dostupnim podacima o javnim nabavkama, vrijednost poslova koje je ova firma dobila već u prvim mjesecima godine dostigla je značajne iznose. Samo tokom januara za različite usluge digitalizacije i upravljanja dokumentacijom izdvojeno je 825.350,5 KM sa PDV-om.
U narednom periodu ukupni iznos ugovora dodatno je povećan za 608.428 KM, pa zbir vrijednosti poslova zaključenih u prva dva mjeseca godine dostiže 1.433.778 KM.
Takvi poslovi uključuju digitalno sređivanje arhiva, uvođenje sistema za upravljanje dokumentima i održavanje softverskih rješenja koja omogućavaju institucijama brže pretraživanje i obradu podataka.
Manji ugovori
Pored velikih projekata digitalizacije, firma „Smart Archive Solutions“ dobila je i više manjih ugovora od javnih institucija i preduzeća.
Hidroelektrane na Trebišnjici dodijelile su direktni ugovor za održavanje softvera digitalne arhive u vrijednosti od 2.281 KM. Centar za socijalni rad u Banjoj Luci angažovao je istu firmu za poslove arhiviranja dokumentacije u iznosu od 6.894 KM.
Grad Laktaši zaključio je ugovor za sređivanje arhive lokalne administracije vrijedan 6.962 KM, dok je Agencija za mirno rješavanje radnih sporova Republike Srpske angažovala ovu firmu za deponovanje arhivske i dokumentacione građe u vrijednosti od 205 KM.
Ugovor za zemljišne knjige
Jedan od značajnijih poslova odnosi se na digitalizaciju zemljišnih knjiga. Republička uprava za geodetske i imovinsko-pravne poslove Republike Srpske zaključila je ugovor vrijedan 599.253 KM za reparaciju i digitalizaciju zemljišnih evidencija.
Prema dostupnim informacijama, firma „Smart Archive Solutions“ bila je jedini ponuđač koji se prijavio na tender za ovaj posao.
Digitalizacija zemljišnih knjiga predstavlja proces pretvaranja postojeće papirne dokumentacije u digitalne baze podataka koje omogućavaju brže pretraživanje i jednostavniji pristup informacijama u radu institucija.
Ugovori sa fondovima
Fond penzijsko-invalidskog osiguranja Republike Srpske takođe je zaključio ugovor sa ovom firmom u okviru ranije potpisanog okvirnog sporazuma. U jednoj od tranši vrijednost ugovora iznosila je 33.000 KM.
Ovakvi sporazumi često podrazumijevaju dugoročnu saradnju između institucije i izvođača radova, gdje se pojedinačni poslovi realizuju kroz više faza i dodatnih ugovora.
Bolničke evidencije
Usluge digitalizacije arhiva obuhvatile su i zdravstvene ustanove. Bolnica „Sveti apostol Luka“ u Doboju angažovala je firmu „Smart Archive Solutions“ za izradu integrisanog sistema upravljanja poslovnom dokumentacijom i arhivom.
Na osnovu posljednje fakture u okviru tog sporazuma, vrijednost posla iznosila je 134.316 KM.
Digitalizacija zdravstvenih arhiva uključuje obradu medicinske dokumentacije, administrativnih evidencija i drugih podataka koji su važni za funkcionisanje zdravstvenih ustanova.
Takvi sistemi mogu omogućiti brži pristup podacima i efikasnije upravljanje dokumentacijom, ali zahtijevaju i visok nivo zaštite ličnih informacija.
Forenzička dokumentacija
Firma „Smart Archive Solutions“ radila je i na dokumentaciji Zavoda za forenzičku psihijatriju na Sokocu.
Prema dostupnim podacima, ugovor je zaključen putem direktnog sporazuma, a njegova vrijednost iznosila je 7.020 KM.
Forenzička dokumentacija obuhvata specifične medicinske i pravne evidencije koje se koriste u sudskim postupcima i procjenama mentalnog stanja osoba uključenih u krivične predmete.
Institucija predsjednika
Među institucijama koje su angažovale ovu firmu nalazi se i institucija predsjednika Republike Srpske.
Za sređivanje dokumentacije i proces dezintegracije arhivske građe izdvojeno je 1.515 KM.
Ovakvi poslovi obično uključuju klasifikaciju, sređivanje i digitalno arhiviranje dokumentacije koja nastaje u radu javnih institucija.
Najveći projekat
Jedan od najvećih pojedinačnih projekata odnosi se na Fond zdravstvenog osiguranja Brčko distrikta.
Planirani integrisani sistem za upravljanje dokumentima i arhivom procijenjen je na 642.333 KM. Prema dostupnim podacima, firma „Smart Archive Solutions“ bila je jedini ponuđač koji se prijavio na tender za ovaj projekat.
Značaj digitalne arhive
Digitalno upravljanje dokumentacijom posljednjih godina postaje važan segment rada javnih institucija. Takvi sistemi omogućavaju brže pretraživanje podataka, sigurnije čuvanje dokumentacije i efikasniju administraciju.
Istovremeno, projekti digitalizacije arhiva zahtijevaju transparentne procedure javnih nabavki i jasne kriterijume izbora izvođača radova kako bi javnost imala povjerenje u način na koji se troši budžetski novac.
Zbog toga ugovori koji uključuju obradu velikog broja osjetljivih podataka građana često izazivaju dodatnu pažnju javnosti i pokreću raspravu o transparentnosti i kontroli javnih projekata.
